Support - Ihre Fragen, unsere Antworten

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In macooa geht das ganz einfach: Wenn Sie das Funktionsprofil Administration oder Management haben, dann können Sie einfach unter dem Menüpunkt Projekte den Button Neues Projekt anklicken und nacher erfolgter Eingabe die Daten speichern.
In der Projektliste sind alle Projekte gemäß ihrem Status (Initial, Aktiv, Passiv, Geschlossen) aufgelistet. Sie finden ihr Projekt entweder über die Volltextsuche oder durch Sortierung der Spalten.
In der macooa Projektplanung werden Ihnen direkt die geplanten Arbeitstage als auch der geplanten Zeitraum berechnet. Des Weiteren erstellt macooa ein Gantt Diagramm. Als Benutzer mit den Profil Management oder Administration haben Sie weitere Möglichkeiten, z.B. eine komplette Kalkulation des Projektes auf Basis von Funktionsprofilen (PLAN-Kalkulation), PLAN versus BUDGET Berechnungen oder die geplante Auslastung des Teams.
Sie können direkt im Projekt Cockpit PLAN versus IST einsehen und anschließend sowohl Planungs- als auch Arbeitszeitendetails, tabellarisch und grafisch einsehen. Im Management können Sie PLAN oder IST Kalkulationen auf Basis der Funktionsprofile inklusive Abweichung zum geplanten Budget durchführen.
Arbeitszeiten können nur für Projekte erfasst werden, die sich im Status Aktiv befinden. Ein Mitarbeiter ihres Teams mit dem Funktionsprofil Administration oder Management kann das Projekt ganz einfach auf Passiv setzen.
Ja, in macooa können Sie Arbeitszeiten als einzelnen Eintrag für einen Arbeitstag oder ein Projekt / Leistungsphase für eine gesamte Woche oder verschiedene Tage einer Woche buchen.
Arbeitszeiten können nur für Projekte erfasst werden, die sich im Status Aktiv befinden. Falls sich das Projekt in einen anderen Status befindet (z.B. Initial), dann kann ein Mitarbeiter ihres Teams mit dem Funktionsprofil Administration oder Management das Projekt ganz einfach in der Projektliste aktivieren.
Leistungsphasen können so definiert werden, dass sie für alle Projekte, nur für ein bestimmtes Projekt oder für die Projekte, die keine expliziten Zuordnungen von Leistungsphasen haben, verfügbar sind. Ihre gewünschte Leistungshase sollte von einen Teammitglied mit dem Funktionsprofil Administration entsprechend umgeschlüsselt werden, dann ist sie auch verfügbar. Es kann aber sein, dass es genauso gewünscht ist, dass diese Leistungsphase für dieses Projekt nicht verfügbar sein soll. Dafür sind diese Möglichkeiten in macooa geschaffen worden.
Ja, Sie haben in macooa die Möglichkeit, verschiedene tabellarische als auch grafische Auswertungen zu bekommen. Z.B. in der Monats- oder Jahresübersicht als auch über die Projektarbeitszeiten. Des Weiteren können Sie als PRO oder ENTERPRISE Kunde diese Daten über das Download Center dann auch zur lokalen Weiterverarbeitung exportieren. Die Daten werden im CSV Format exportiert. Sie können dann die Daten z.B. in Apple Numbers oder MS Excel importieren. Während Sie bei Apple Numbers die Datei per Drag & Drop importieren und anschließend über den Menüpunkt Einstellungen für Import anpassen noch Adjustierungen vornehmen können gehen Sie im Fall von MS Excel dazu auf den Menüpunkt Daten und anschließend auf aus Text/CSV importieren.

Excel Import
Ja, unter Meine Arbeitszeiten oder Projekt Arbeitszeiten das jeweilige Projekt auswählen und anschließend unter dem Tab Leistungsphasen finden Sie die gewünschte Auflistung nach Leistungsphasen.
Unter Projekt Arbeitszeiten einfach das jeweilige Projekt auswählen und sich die gewünschte Liste anzeigen lassen.
Ja, einfach den Button Vorheriger Monat und Nächster Monat bzw. Vorheriges Jahr und Nächstes Jahr auswählen.
Jeder macooa Benutzer pflegt seine Urlaubsplanung selbst. Über das Download Center kann die Urlaubsplanung als iCal/Outlook exportiert werden.
In der Kunden- bzw. Ansprechpartnerliste sind alle Kunden und Ansprechpartner gemäß ihrem Status (Initial, Aktiv, Passiv) aufgelistet. Sie finden ihre Einträge entweder über die Volltextsuche oder durch Sortierung der Spalten. Des Weiteren sind in der Detailansicht jedes Kunden auch die zugehörigen Ansprechpartner aufgelistet.
Dazu bietet macooa Ihnen einige Möglichkeiten. Kunden können generell vom Typ Unternehmen oder Person sein. Des Weiteren können Sie die Kunden in die Kategorien Kunde, Lieferant, Partner oder Kooperation eingruppieren bzw. auch ein Rating (A,B,C) vergeben oder selbst definierten Branchen zuordnen.
Ja, für jeden Eintrag in der Vertriebspipeline können die Eintrittswahrscheinlichkeiten individuell festgelegt werden.
Wenn Sie macooa auf macOS inklusive FaceTime betreiben, dann werden Ihnen die Telefonnummern ihrer Kunden / Ansprechpartner so angezeigt, dass Sie mit einem Klick direkt aus macooa heraus mit ihren Kunden telefonieren können.
Sie können über Filter das Kanban Board entweder nach Projekten oder nach Mitarbeitern filtern. Darüber hinaus haben Sie den Projektfilter, bei dem Ihnen als Dropdowm Menü bereits alle im Kanban Borad vorhandenen Projekte angezeigt werden. Beim Klick auf das gewünschte Projekt wird das Kanban Board entsprechend gefiltert.
Ja, Sie können alle Kanban Board Einträge editieren, sie im Kanban Board verschieben oder auch löschen.
Das kumulierte Flussdiagramm zeigt Ihnen an, wie stabil ihre Prozesse zur Abarbeitung der Aufgaben (Flow) sind. Es lassen sich auch sehr leicht Engpässe identifizieren. Im Idealfall sind über den betrachteten Zeitraum die Kurven als nahezu parallel verlaufende Linien dargestellt, wobei die Linie Aufgaben Vorrat ganz oben und die Linie der erledigten Aufgaben ganz unten im Diagramm abgetragen wird. Letztendlich zeigt dies dann, dass immer wieder genügend Aufgaben ins Kanban Board kommen, die dann entsprechend abgearbeitet werden können.
Wenn z.B. keine Aufgaben mehr reinkommen, dann wären irgendwann alle Aufgaben abgearbeitet. Es kann aber auch sein, dass die Abarbeitung einer Aufgabe sehr viel mehr Zeit in Anspruch nimmt, als es normalerweise üblich ist. Auch diese wäre im Diagramm ablesbar. Es wäre dann ein Zeichen, dass das Aufgabenpaket entweder zu groß war oder dass es Hindernisse während der Abarbeitung gab.
Ja, gelöschte Kanban Board Einträge sind noch im Tab Historie verfügbar.
Diese kleinen Kästchen zeigen Ihnen die Verweildauer einer Aufgabe in den vorherigen und in der aktuellen Spalte an. Wenn ein Kanban Board Eintrag sich zum Beispiel auf Review befindet, dann werden zwei Kästchen angezeigt: das 1. für die Verweildauer von In Bearbeitung und das 2. für die Verweildauer von Review. Dies könnte z.B. 2W und 1M sein, was 2 Wochen bzw. 1 Monat bedeutet. Wenn Sie die Maus über das Kästchen halten, dann werden Ihnen die Details dazu angezeigt.
Sie bekommen eine E.Mail, in dem sich Ihre Zugangsdaten (BenutzerID, Startpassword) für macooa befinden. Ihr Benutzer ist mit dem Benutzerprofil Administration ausgestattet, so dass Sie damit weitere Benutzer für ihr Unternehmen anlegen und verwalten können.
Ja, Sie können einen Benutzer sperren. Dafür müssen Sie ihn in den Benutzerdaten auf den Status Passiv setzen. Damit kann sich dieser Benutzer nicht mehr in macooa anmelden, er bleibt aber generell im System verfügbar. Wenn der Benutzer sich wieder anmelden soll, dann muss er in den Benutzerdaten auf den Status Aktiv gesetzt werden.
Ja, dies können Sie so definieren. Wenn Sie Leistungsphasen definieren, dann können Sie festlegen, ob sie für alle Projekte, nur für ein bestimmtes Projekt oder für alle Projekte, die keine explizite Zuordnung von Leistungphasen haben, gelten sollen.
Dies ist kein Problem, denn Sie können in der Administration unter Feiertage weitere Feiertage definieren.
Ein Benutzer wird gesperrt, sofern er die maximale Anzahl an fehlerhaften Login-Versuchen überschritten hat. Als Administrator ihres Unternehmens finden Sie den gesperrten Benutzer in der Benutzerliste mit dem Status Passiv. Mit einem Klick auf den Button Passwort Zurücksetzen wird dem gesperrten Benutzer ein neues Passwort zugesendet. Damit kann er sich wieder in macooa anmelden.
In macooa wird geprüft, ob eine Leistungsphase auch aktiv verwendet wird. Wenn für ein Leistungsphase beispielsweise Einträge für Arbeitszeiten vorliegen, dann kann diese Leistungsphase nicht gelöscht werden. Wenn eine Leistungsphase in macooa nicht aktiv verwendet wird, dann wird Ihnen auch der Button zum Löschen der Leistungsphase angeboten.
Kein Problem, nachdem Sie ihr Passwort falsch eingeben haben erscheint ein Button "Passwort vergessen". Wenn Sie den Anweisungen folgen, dann können Sie sich in macooa ein Passwort generieren lassen.
Es werden alle Benutzer zur Berechnung der monatlichen Lizenzgebühren einbezogen, die sich entweder im Status Initial, Aktiv oder Passiv befinden. Benutzer im Status Gelöscht oder zur Löschung markiert werden nicht einbezogen.
Um die macooa App zu installieren, öffnen Sie auf Ihrem Smartphone einen Browser, beispielsweise Safari. Im Browser geben Sie den Link zur Webseite von macooa ein, www.macooa.com und klicken dort auf den Login-Button.

macooa erkennt automatisch, dass Sie die Webseite von einem Smartphone aus aufrufen und leitet Sie entsprechend zur macooa App weiter.

Anschließend sehen Sie in Ihrem Browser die macooa App Webseite und die Meta-Navigation des Browser. Mit einem Klick auf das Bookmark Icon (1) öffnet sich ein Dialog. In diesem Dialog wählen Sie bitte das Icon Zum Homebildschirm (2) aus.

Nach der Auswahl öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie den Namen der macooa App noch verändern können. Mit dem Klick auf den Button Hinzufügen (3) wird die macooa App auf Ihrem Smartphone installiert.

macooa auf iOS
Um die macooa App zu installieren, öffnen Sie auf Ihrem Smartphone einen Browser, beispielsweise Chrome. Im Browser geben Sie den Link zur Webseite von macooa ein, www.macooa.com und klicken dort auf den Login-Button.

macooa erkennt automatisch, dass Sie die Webseite von einem Smartphone aus aufrufen und leitet Sie entsprechend zur macooa App weiter.

macooa auf Android
Anschließend sehen Sie in Ihrem Browser die macooa App Webseite und die Navigation des Browser. Mit einem Klick auf die Menüpunkte (1) der Meta-Navigation des Browsers öffnet sich ein Menü. In diesem Menü wählen Sie bitte den Eintrag Zum Startbildschirm hinzufügen / Add to Home screen (2) aus.

Nach der Auswahl öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Sie den Namen der macooa App noch verändern können. Mit dem Klick auf den Button Hinzufügen / Add (3) wird die macooa App auf Ihrem Smartphone installiert.
Die macooa App ist eine Web App, bei der Sie sich um Updates nicht kümmern müssen, denn aktualisierte Versionen von der macooa App werden automatisch beim nächsten Start der App geladen.
Ja, diese Features sind in der App auch verfügbar.
Ja, über die App können Sie sowohl Arbeitszeiten erfassen als auch Auswertungen, wie z.B. die Arbeitszeiten pro Projekt einsehen.
Ja, die CRM Daten werden automatisch mit der macooa App synchronisiert.
Wenn z.B. beim iPhone die Auto-Großschreibung aktiviert ist, dann sieht man auf der Tastatur immer erst Großbuchstaben und ab der Eingabe des zweiten Buchstabens schaltet die Tastatur um auf Kleinbuchstaben. Zur Eingabe der Login Daten in der macooa App muss man daher immer erst die Umschalttaste drücken und damit auf Kleinbuchstaben umschalten.
Als dauerhafte Lösung kann man auch im iPhone die Auto-Großschreibung unter Einstellungen -> Allgemein -> Tastatur ausschalten. Damit wird dann automatisch bei der Eingabe von Daten immer mit der Kleinschreibung begonnen.
Sowohl die macooa App als auch die Desktop Version verwenden zum Login die gleichen Daten, BenutzerID und Passwort sind also für beide identisch. Wenn Sie ihr Passwort ändern wolllen, dann müssen Sie diese Änderung immer über die Desktop Version von macooa durchführen, danach ist das neue Passwort auch sofort für die App gültig.

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Über uns

Die macooa GmbH wurde 2015 gegründet. Die entwickelten Softwareprodukte sowie die Beratungsleistungen sind speziell auf das Segment der KMUs abgestimmt.

Die Bedürfnisse dieser Unternehmensgruppe sind die treibende Kraft für die permanente Weiterentwicklung des macooa Produkt- und Serviceportfolios.

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Zum Kälterhaus 4
63755 Alzenau
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www.macooa.com